Migration de vos événements d'agenda

Mon nouvel agenda Google est vide. Comment replacer mes réunions dans mon agenda ?

Différentes options vous permettent de transférer les données de votre ancien agenda vers Google Apps. Pour plus d'informations, consultez la page Migration de données (en anglais).

Configuration de votre agenda

Comment définir le fuseau horaire de mon agenda ?

Pour changer le fuseau horaire par défaut et d'autres paramètres, procédez comme suit :

1. Accédez à Google Agenda.
2. Dans l'angle supérieur droit de la page, cliquez sur Paramètres.
3. Sur la page Général, dans la section Langue, sélectionnez une langue.
4. Dans les sections Pays et Votre fuseau horaire actuel, sélectionnez les options appropriées.
5. Dans la section Format de date, sélectionnez une option.
6. Dans la section Format d'heure, sélectionnez une option.
7. Cliquez sur Enregistrer au bas de la page.

L'application Google Agenda propose-t-elle des rappels d'événement ?

Oui, Google Agenda affiche par défaut un rappel pop-up 10 minutes avant un événement. Vous pouvez changer l'heure de rappel en modifiant les paramètres définis pour votre agenda.

J'ai configuré des rappels, mais ils n'apparaissent pas. Pourquoi ?

Si vous souhaitez recevoir des rappels d'événement, vérifiez que votre fenêtre Google Agenda est ouverte.

Puis-je afficher plusieurs fuseaux horaires sur mon agenda ?

Vous pouvez afficher deux fuseaux horaires dans Google Agenda. Pour ajouter un autre fuseau horaire à la vue de l'agenda, cliquez sur Paramètres. Dans l'onglet Général, sous Votre fuseau horaire actuel, sélectionnez un autre fuseau horaire dans la liste Fuseau horaire supplémentaire.

Planification de réunions

Puis-je réserver des salles et des ressources à l'aide de Google Agenda ?

Oui, si elles ont été configurées par votre administrateur Google Apps. Dans votre invitation, cliquez sur le lien Vérifier la disponibilité des invités et des ressources. Dans la fenêtre Rechercher un horaire qui apparaît, vous pouvez rechercher une ressource ou parcourir la liste des ressources.

Puis-je réserver plusieurs salles à la fois ?

Vous pouvez réserver plusieurs salles ou ressources pour votre invitation à un événement.

Puis-je inviter à une réunion les membres d'une liste de diffusion de notre annuaire d'entreprise ?

Vous pouvez inviter à une réunion les membres d'une des listes de diffusion (ou groupe) de notre annuaire d'entreprise. Chaque membre du groupe recevra une invitation par e-mail. Notez toutefois que tous les membres du groupe ne s'afficheront pas dans l'e-mail d'invitation. Par ailleurs, les membres du groupe n'apparaîtront sur l'invitation dans l'agenda de chaque participant que si vous êtes autorisé à afficher la liste des membres du groupe.

Puis-je inviter des participants n'appartenant pas au domaine de mon organisation ?

Vous pouvez envoyer des invitations pour des réunions à n'importe quelle adresse e-mail.

Vais-je recevoir une notification si un participant accepte mon invitation à une réunion ?

Par défaut, les notifications sont désactivées. Vous pouvez toutefois activer les rappels et choisir de recevoir une notification par pop-up ou par e-mail :

1. Accédez à Google Agenda.
2. Dans l'angle supérieur droit de la page, cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur l'onglet Agendas.
4. Sous Mes agendas, cliquez sur le lien Notifications de votre agenda.
5. Choisissez les paramètres souhaités.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Puis-je afficher la liste des participants qui ont accepté mon invitation ?

Oui, accédez aux détails de l'événement pour savoir qui a accepté votre invitation.

Quel est le nombre maximum de personnes pouvant être invitées à une réunion ?

Le nombre maximum d'invités est fixé à 500. Toutefois, si vous avez besoin d'inviter plus de 500 personnes à une réunion, contactez votre administrateur Google Apps qui pourra peut-être vous fournir un outil de gestion de réunions permettant d'envoyer un plus grand nombre d'invitations.

Puis-je planifier une réunion périodique ?

Oui, Google Agenda prend parfaitement en charge les réunions périodiques. Pour en planifier une, à partir de votre invitation à la réunion, sélectionnez une option dans la liste déroulante Périodicité.

Puis-je inviter un participant facultatif à une réunion ?

Pour l'instant, Google Agenda n'inclut pas l'option permettant de spécifier des participants facultatifs. Pour remédier à ce problème, vous pouvez indiquer les participants facultatifs dans le champ Description.

Puis-je créer des liens "directs" dans la description de l'événement ?

Oui, mais uniquement si vous n'autorisez pas les participants à modifier l'invitation (ne cochez pas la case Les invités peuvent modifier l'événement). Notez qu'en tant qu'organisateur, vous pouvez toujours modifier l'invitation. Votre propre agenda ne comportera pas de liens "directs". Toutefois, ces liens seront présents dans le message de confirmation d'événement que vous recevez.

Pour créer un lien vers un site Web dans la description de l'événement, entrez simplement l'URL, telle que http://www.google.com.

Vous pouvez également créer le lien sous forme de texte à l'aide de balises HTML. Par exemple, pour créer le lien Informations sur le produit, vous devez utiliser du code HTML au format suivant : <a href="www.une-url.fr">Informations sur le produit</a>. Si le code HTML est valide, l'application Google Agenda le masque lorsque vous enregistrez l'événement (mais affiche le texte "Informations sur le produit"). Elle crée ensuite le lien dans l'invitation que les participants reçoivent.

Puis-je modifier une seule occurrence d'une réunion périodique ?

Oui. Ouvrez l'occurrence en question, modifiez-la, puis cliquez sur Enregistrer. Google Agenda vous demande ensuite si vous souhaitez appliquer vos modifications à la réunion sélectionnée uniquement, à toutes les réunions existantes ou à toutes les réunions à venir.

Puis-je créer une réunion privée ?

Oui, Google Agenda inclut des paramètres de confidentialité. Dans les détails de l'événement, sélectionnez Privé pour que seuls les autres utilisateurs disposant des privilèges Apporter des modifications aux événements (ou de niveau supérieur) pour votre agenda puissent afficher l'événement et ses détails.

Utilisation des pièces jointes dans Google Agenda

Puis-je joindre des fichiers à une invitation à une réunion ?

Vous pouvez joindre des fichiers à une invitation à une réunion en ajoutant des liens vers des documents de votre répertoire Google Documents. Par exemple, vous pouvez créer un document dans Google Documents, puis ajouter un lien vers celui-ci dans votre invitation. Vous pouvez également importer de nombreux types de fichiers, tels que des documents Microsoft Office et PDF, dans Google Documents. Google Documents génère une URL pour le fichier importé. Vous pouvez ensuite l'ajouter à votre invitation.

Voici d'autres façons d'ajouter des pièces jointes à vos invitations à des réunions :

• Variante 1 : planifiez la réunion, puis envoyez la pièce jointe dans un message séparé.
• Variante 2 : publiez le document sur l'intranet et ajoutez un lien vers celui-ci dans votre invitation à la réunion.
• Variante 3 : planifiez la réunion via Gmail. Rédigez un nouveau message adressé aux participants, ajoutez la pièce jointe, puis cliquez sur Invitation. Saisissez ensuite les détails de votre réunion et envoyez votre invitation. Notez que si vous souhaitez réserver une salle pour votre réunion, vous devez d'abord créer une invitation séparée sur votre agenda. Une fois que la salle est réservée, vous pouvez l'ajouter à votre message et envoyer l'invitation.

Vais-je récupérer les pièces jointes relatives aux réunions planifiées dans Microsoft Outlook ou Lotus Notes ?

Oui. Si un utilisateur d'Outlook ou de Lotus Notes vous envoie une invitation à une réunion qui contient une pièce jointe, vous recevrez la pièce jointe dans l'e-mail d'invitation. Toutefois, la pièce jointe n'apparaîtra pas dans l'événement sur votre calendrier.

Partage d'agendas

De quel niveau d'accès à mon agenda les autres utilisateurs disposent-ils ? Mon agenda est-il public ?

Par défaut, votre agenda est partagé par tous les membres de votre domaine, qui peuvent consulter uniquement les informations de disponibilité qui y figurent. Toutefois, vous pouvez désactiver le partage d'agendas.

Si vous partagez votre agenda avec tous les membres de votre domaine, vous pouvez spécifier s'ils peuvent afficher uniquement les informations de disponibilité ou tous les détails des événements. Vous pouvez également partager votre agenda avec des contacts spécifiques et leur attribuer l'un des niveaux d'accès suivants :

• Afficher uniquement les informations de disponibilité
  
• Afficher tous les détails des événements
  
• Apporter des modifications à votre agenda
  
• Apporter des modifications et partager votre agenda avec d'autres personnes

Si je souhaite accéder à l'agenda de mon responsable, celui-ci doit-il m'attribuer les droits d'accès nécessaires ?

Oui, si vous souhaitez accéder à l'agenda d'un autre employé, cette personne doit vous attribuer les droits d'accès requis en modifiant les paramètres de l'agenda.

Si un utilisateur partage son agenda avec moi, puis-je être informé par e-mail lorsque des personnes acceptent ses invitations ?

Vous pouvez configurer des notifications pour un calendrier partagé. Toutefois, les notifications sont désactivées par défaut. Pour les activer, procédez comme suit :

1. Accédez à Google Agenda.
2. Dans l'angle supérieur droit de la page, cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur l'onglet Agendas.
4. Dans l'onglet Agendas, cliquez sur le lien Notifications correspondant à l'agenda.
5. Choisissez les paramètres souhaités.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Si un utilisateur partage son agenda avec moi, puis-je masquer l'agenda ?

Vous pouvez masquer l'agenda en cliquant dessus dans la liste d'agendas située dans la partie gauche de votre vue d'agenda.

Invitations à des réunions

Si je suis invité à une réunion, puis-je proposer un nouvel horaire pour celle-ci ?

Pas directement. Il existe toutefois une solution simple. Ouvrez tout d'abord l'invitation, puis sous Serez-vous présent ?, sélectionnez Peut-être. Effectuez l'une des opérations suivantes :

• Pour proposer un nouvel horaire à l'organisateur uniquement, entrez votre proposition dans le champ Ajouter une note.
  
• Pour proposer un nouvel horaire à tous les participants, cliquez sur le lien Envoyer un e-mail aux invités dans l'angle supérieur droit afin d'envoyer votre nouvelle proposition dans un message à un ou plusieurs participants.

Puis-je transmettre une invitation à un autre employé ?

Oui, si l'organisateur de la réunion a sélectionné l'option permettant aux participants d'inviter d'autres personnes. Dans ce cas, cliquez sur Ajouter des invités dans l'invitation à la réunion, entrez l'adresse à laquelle vous souhaitez transmettre l'invitation, puis cliquez sur Enregistrer. Google Agenda vous demandera si vous souhaitez envoyer une invitation au nouveau participant. Ce dernier sera alors automatiquement informé des modifications apportées à la réunion par l'organisateur. Notez que l'organisateur de la réunion reçoit une notification par e-mail indiquant que vous avez invité un autre participant.

Dans Google Agenda, puis-je accepter des invitations qui sont envoyées par un autre programme d'agenda ?

Oui. Si un utilisateur n'appartenant pas à votre domaine vous envoie une invitation à partir d'un autre type d'agenda, vous pouvez généralement accepter l'invitation depuis Google Agenda. Dans la mesure du possible, Google Agenda insère un lien Ajouter à mon agenda dans l'invitation. Il suffit de cliquer sur le lien pour que l'invitation soit ajoutée à votre agenda Google. Si l'invitation est au format .ics standard (comme les invitations Microsoft Outlook ou Lotus Notes), vous pouvez télécharger le fichier .ics et l'importer dans Google Agenda.